MAMUJU — Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Barat, Saefur Rochim, mendorong penataan arsip inaktif dilakukan secara teratur untuk memastikan dokumen organisasi tetap terlindungi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Hal tersebut disampaikan Saefur menanggapi penataan arsip inaktif yang dilakukan Bagian Tata Usaha dan Umum bersama Tim Tata Usaha di Ruang Arsip Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Barat, Rabu (7/10/2026).
“Arsip merupakan bagian penting dalam mendukung tata kelola organisasi. Karena itu, penataannya perlu dilakukan secara tertib agar informasi yang tersimpan dapat terlindungi dan ditemukan kembali dengan mudah ketika dibutuhkan,” ujar Saefur.
Menurut Saefur, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga mendukung kelancaran pelaksanaan administrasi serta kebutuhan informasi organisasi.
“Penataan arsip perlu dilakukan secara berkelanjutan untuk menjaga kondisi fisik dan informasi yang tersimpan. Dengan pengelolaan yang baik, kebutuhan terhadap arsip dapat dilayani secara lebih efektif dan akuntabel,” ujar Saefur.
Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum, M. Tahir, menjelaskan penataan dilakukan terhadap arsip inaktif yang sebelumnya belum teratur. Proses tersebut dilakukan secara bertahap agar setiap arsip dapat ditempatkan sesuai kelompok dan keterkaitannya dengan tugas dan fungsi organisasi.
“Penataan dilakukan mulai dari pemilahan, pengelompokan berdasarkan tugas dan fungsi, pendeskripsian, pencatatan, hingga penyimpanan ke dalam boks arsip. Tahapan ini penting agar arsip lebih tertata dan memudahkan proses penemuan kembali,” ujar M. Tahir.
Penataan arsip juga dilakukan untuk mencegah penumpukan serta mengurangi risiko kerusakan fisik maupun kehilangan informasi. Pengelompokan yang sistematis membantu mempercepat proses pencarian ketika dokumen diperlukan.
Selain mendukung penemuan kembali arsip, penataan menjadi bagian dari persiapan penyusutan arsip yang mencakup pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan sesuai ketentuan kearsipan.
Melalui penataan tersebut, Kemenkum Sulbar memperkuat penyelenggaraan layanan kearsipan inaktif yang efektif, tertib, dan akuntabel. Arsip yang terkelola dengan baik diharapkan dapat terus mendukung kebutuhan administrasi dan informasi organisasi.
Komentar