Serah terima tersebut dilaksanakan langsung oleh Nirwana, S.E., M.M., selaku Kepala Subbagian Tata Usaha Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju sebagai pihak yang menyerahkan, serta Busman, S.H., selaku Pelaksana Tugas Kepala Subbagian Tata Usaha Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju Tengah sebagai pihak yang menerima. Pencatatan secara formal ini menjadi penting karena pemindahan arsip tidak sekadar berkaitan dengan perpindahan fisik dokumen, tetapi juga dengan kepastian mengenai dokumen yang diserahkan dan pihak yang bertanggung jawab atas penerimaannya. Dengan adanya berita acara, proses tersebut memiliki landasan administratif yang dapat digunakan sebagai bukti pelaksanaan serah terima.
Arsip yang diserahkan meliputi warkah, buku tanah, dan surat ukur, yaitu dokumen yang berkaitan dengan administrasi pertanahan. Dalam praktik pelayanan, keberadaan dokumen-dokumen tersebut memiliki arti penting sebagai bagian dari rekam administrasi hak atas tanah dan data pengukuran bidang tanah. Dokumen yang tersimpan dengan baik dapat menjadi rujukan ketika diperlukan pemeriksaan data, penelusuran riwayat administrasi, ataupun penanganan kebutuhan pelayanan pertanahan sesuai kewenangan dan prosedur yang berlaku. Karena itu, pengelolaan arsip tidak semestinya dipandang sebagai pekerjaan penyimpanan semata. Ketepatan pencatatan, keteraturan penyusunan, serta kemudahan penelusuran dokumen menjadi unsur yang menentukan nilai guna arsip bagi pelaksanaan tugas pertanahan.
Lampiran berita acara memuat daftar arsip inaktif dalam media kertas yang berasal dari Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju. Daftar tersebut mencantumkan keterkaitan arsip dengan Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran serta Seksi Survei dan Pemetaan. Pada bagian inventarisasi, terdapat sejumlah buku tanah hak milik dengan keterangan mengenai nama pemegang hak serta wilayah yang tercantum dalam dokumen yang dilengkapi dengan catatan tahun arsip. Rincian ini menunjukkan bahwa arsip yang dikelola mencakup dokumen historis yang perlu dipertahankan keteraturan dan keutuhannya agar tetap dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.
Keberadaan arsip lama menuntut perhatian terhadap ketelitian inventarisasi dan penataan penyimpanan. Setiap dokumen perlu memiliki identitas yang jelas, mulai dari nomor buku tanah, keterangan hak, nama yang tercantum, hingga informasi wilayah yang tersedia dalam daftar arsip. Pencatatan tersebut membantu mengurangi risiko kesulitan dalam menemukan dokumen di antara kumpulan arsip fisik yang telah tersimpan selama bertahun-tahun. Informasi mengenai susunan dan lokasi penyimpanan menjadi bagian dari pengendalian administrasi yang diperlukan agar arsip dapat dikelola secara sistematis, bukan sekadar dikumpulkan tanpa kejelasan penelusuran.
Dari sisi kelembagaan, serah terima ini memperlihatkan pentingnya koordinasi antarkantor pertanahan dalam memastikan pengelolaan dokumen berjalan secara tertib. Penyerahan yang dilengkapi berita acara dan daftar inventaris memberikan dasar bagi pihak penerima untuk mengetahui jenis serta rincian arsip yang menjadi objek serah terima. Pada saat yang sama, dokumentasi tersebut membantu menjaga akuntabilitas pihak yang menyerahkan maupun pihak yang menerima. Kejelasan administrasi semacam ini diperlukan untuk mendukung pengawasan, pemeriksaan dokumen, dan penelusuran apabila pada kemudian hari terdapat kebutuhan untuk memastikan keberadaan arsip tertentu. Meski demikian, berita acara ini secara khusus membuktikan pelaksanaan penyerahan dan penerimaan arsip, bukan dengan sendirinya menjelaskan seluruh proses pengelolaan arsip setelah dokumen diterima.
Bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju Tengah, keberadaan arsip pertanahan yang tertata merupakan bagian dari dukungan administrasi terhadap pelaksanaan tugas pelayanan. Dokumen yang dapat ditemukan dan diperiksa secara tepat akan membantu petugas melakukan penelusuran berdasarkan data yang tersedia, sepanjang sesuai dengan ketentuan dan kewenangan yang berlaku. Tantangannya terletak pada bagaimana menjaga kondisi fisik dokumen, mempertahankan kesesuaian antara arsip dan daftar inventaris, serta memastikan lokasi penyimpanannya tercatat dengan jelas. Langkah-langkah tersebut relevan terutama bagi arsip yang berasal dari periode lama, ketika kebutuhan penelusuran dapat bergantung pada ketelitian pencatatan dan pemeliharaan dokumen yang telah berlangsung selama bertahun-tahun.
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Warkah, Buku Tanah, dan Surat Ukur Nomor 344/BA-76.02.TU.02.05/X/2026 pada akhirnya menempatkan tertib administrasi sebagai dasar penting dalam pengelolaan dokumen pertanahan. Penyerahan yang dilakukan Kasubag Tata Usaha Kantah Mamuju kepada Kasubag Tata Usaha Mamuju Tengah, disertai lampiran daftar arsip, memberikan bukti formal mengenai dokumen yang dialihkan dari Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju kepada Kantor Pertanahan Kabupaten Mamuju Tengah. Tahap berikutnya yang perlu dijaga dalam pengelolaan arsip adalah konsistensi pencatatan, penataan, dan pemeliharaan dokumen sesuai prosedur yang berlaku. Dengan demikian, arsip tidak hanya dipertahankan sebagai rekaman administrasi masa lalu, tetapi juga tetap memiliki nilai guna sebagai sumber informasi dalam mendukung pelaksanaan tugas pertanahan pada masa mendatang.
Redaksi Tim Humas Kantah Mateng, Bisa!
Komentar